Code d’éthique
1.0 Préambule
Les membres du conseil d’administration du Comité paritaire de l’industrie de l’automobile des régions Lanaudière-Laurentides, ci-après nommé le Comité, déclare qu’il est de leur responsabilité de protéger l’intégrité du Comité, la relation de celui-ci avec ses assujettis et la réputation de celui-ci face aux tiers.
Ils reconnaissent leur responsabilité de rendre des comptes aux assujettis du Comité lors de l’assemblée générale annuelle et d’être en mesure, au besoin, d’assurer ses assujettis qu’ils ont pris les moyens nécessaires pour la mise en oeuvre de la mission du Comité.
2.0 Objet
La présente politique de gouvernance est de permettre aux administrateurs d’exercer leur mandat et d’accomplir leurs fonctions avec confiance, indépendance et objectivité dans les meilleurs intérêts de la réalisation de la mission du Comité.
3.0 Engagement
Les administrateurs, les substituts, s’il y a lieu, les mandataires, la direction, les employés s’engagent donc à :
a. Se conduire, à la fois dans leur vie privée et professionnelle, de manière à ne pas entacher la réputation du Comité;
b. Être guidés dans leurs activités par les standards généralement reconnus que sont la loyauté, la vérité, l’honnêteté, l’intégrité, l’exactitude et la bonne foi en toute chose, de même que par les standards acceptés dans le domaine de la gestion;
c. Suivre le Code de conduite des membres du Conseil tel que prescrit à l’annexe 1 de la présente politique;
d. Supporter tous les efforts qui seront déployés pour accroître l’efficacité et l’excellence dans la gestion du Comité.
4.0 Principes d’éthique
a. L’administrateur ou son substitut est délégué pour contribuer, dans le cadre de son mandat d’administrateur, à la réalisation de la mission du Comité et à la bonne administration de ses biens dans l’intérêt collectif des assujettis du Comité. Sa contribution doit être faite dans le respect des Lois et des politiques adoptées par le Conseil.
b. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, est tenu à la confidentialité sur ce dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions et il doit respecter le caractère confidentiel de certaines informations ainsi reçues et ce, conformément à la Politique: Confidentialité et divulgation des documents prévue à cet effet.
c. Il doit s’assurer de ne pas laisser à la vue ou discuter publiquement le contenu des documents privilégiés auxquels il a droit en tant qu’administrateur tels que définis dans la Politique: Confidentialité et divulgation des documents et il doit prendre les mesures adéquates pour en disposer.
d. Dans l’exercice de ses fonctions, l’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit prendre ses décisions indépendamment de toute considération politique partisane et il doit faire preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions politiques.
e. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, ne peut critiquer en public une décision prise lors d’une réunion du Conseil. Lors du vote, il peut y inscrire sa dissidence, ou simplement voter contre, mais lorsque la décision est adoptée, il doit s’y rallier.
f. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, ne peut accepter aucune marque d’hospitalité ou autre avantage que ceux d’usage et d’une valeur modeste. Le président ou le vice-président du Conseil doit s’assurer du respect des principes d’éthique précédemment énumérés.
g. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, qui a cessé d’exercer ses fonctions ne doit pas divulguer une information confidentielle qu’il a obtenue lors de ses fonctions au service du comité.
5.0 Obligations de l’administrateur
5.1 L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit, dans l’exercice de ses fonctions :
a. Respecter les obligations que la loi, la Loi sur les décrets de convention collective (L.R.Q., Chapitre – D2), les règlements et les politiques lui imposent.
b. Éviter de se placer dans une situation de conflit entre ses intérêts personnels et les obligations d’administrateur.
c. Ne pas utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, l’information privilégiée ou confidentielle qu’il obtient en raison de ses fonctions : Politique : Confidentialité et divulgation des documents.
d. Ne pas abuser de ses pouvoirs ou profiter de sa position pour en tirer un avantage personnel.
5.2 La personne qui cesse d’être administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit, dans l’année suivant la fin de son mandat d’administrateur :
a. Ne pas agir en son nom personnel ou pour le compte d’autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre opération dont le Comité fait partie.
b. Ne pas utiliser l’information confidentielle ou privilégiée relative au Comité à des fins personnelles et ne pas donner des conseils fondés sur des renseignements non disponibles au public.
6.0 Règles en matière de conflit d’intérêts
6.1 Conflit d’intérêt
a. Un administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit éviter de se placer en situation de conflit d’intérêt réel, apparent ou potentiel.
b. Dès qu’un administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, constate qu’il est en situation de conflit d’intérêts réel apparent, il doit le dénoncer et, s’abstenir de voter ou de prendre une décision sur toute question concernant cette situation et éviter d’influencer le vote ou la décision qui s’y rapporte.
c. Les autres membres du Conseil peuvent lui demander de s’absenter des discussions ou de la prise de décision.
d. Il peut se retirer de la réunion pour la durée des discussions et de la prise de décision concernant cette situation.
e. La dénonciation du conflit d’intérêts et du retrait de la réunion doit être inscrite au procès-verbal de la réunion.
f. La décision rendue à son égard et de la justification de la décision doit être inscrite au procès-verbal de la réunion.
7.0 Conclusion
Les règles de conduite énoncées dans le présent code ne sont pas exhaustives et viennent compléter les règlements généraux du Comité.
9.0 Entrée en vigueur
La présente politique de gouvernance entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d’administration.
Code de déontologie
En adoptant le présent code de déontologie, le Conseil d’administration désire assurer ses assujettis que le Comité est digne de confiance et qu’il prend les moyens concrets pour soutenir une telle confiance.
1. Les administrateurs ou leur substitut, s’il y a lieu, qui œuvrent au sein du Comité n’en retirent aucun avantage financier et matériel. Les frais encourus au cours de leur mandat sont définis dans la Politique.
2. Les administrateurs, ou leur substitut, s’il y a lieu, s’engagent à avoir un comportement et une attitude de transparence en ce qui concerne les affaires du Comité, et ce tel que prescrit dans la Politique: Confidentialité et divulgation de documents. Ils s’engagent à répondre sans délai à toute demande concernant ses activités.
3. Les administrateurs, ou leur substitut, s’il y a lieu, dans l’accomplissement de leurs fonctions, s’engagent à tenir compte de l’intérêt du Comité et à éviter toute situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts. À cet effet, entre autres, ils éviteraient toute situation où ils seraient en position de favoriser leur intérêt personnel ou celui d’une personne qui leur est liée au détriment de celui du Comité.
4. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit, dès son entrée en fonction, et par la suite annuellement, à la première réunion du Conseil d’administration, dénoncer au Comité tout lien avec une personne qui lui est liée ou tout intérêt qu’il a, personnellement ou par le biais d’une personne qui lui est liée, dans un organisme, une entreprise ou une association susceptible de le placer dans une situation de conflits d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir, personnellement ou par le biais d’une personne qui lui est liée, contre le Comité en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur et ce, selon l’Annexe 2 de la présente politique.
Il doit également signifier sans délai et par écrit, tout changement intervenu en cours d’année, qui met en conflit son intérêt personnel ou celui d’une personne qui lui est liée et celui du Comité et s’abstenir, en se retirant de l’assemblée, de prendre part et de voter à toute délibération et à toute décision portant sur l’organisation, l’entreprise, l’association ou la personne morale dans lequel il a cet intérêt.
5. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, ne peut accepter de gratification pour lui-même ou un tiers, quelle qu’en soit la nature ou la provenance, tout comme il ne peut offrir de gratification à quiconque dans le but d’influencer une transaction ou décision.
6. Aucun cadeau personnel de reconnaissance d’une entreprise ou organisation ne sera accepté par un administrateur ou leur substitut, s’il y a lieu, ou par les mandataires, la direction.
7. L’employé s’engage pour sa part à éviter toute situation de favoritisme dans ses relations avec les administrateurs et les fournisseurs du Comité.
8. Les administrateurs ou leur substitut, s’il y a lieu, s’engagent à éviter toute discrimination telle que définie par la Charte des droits et libertés.
9. Les administrateurs ou leur substitut, s’il y a lieu, s’engagent, le cas échéant, à se soumettre à une vérification de leur dossier criminel par le service de police ou tout autre organisme mandaté par la SQ afin de vérifier leurs antécédents judiciaires. Cette vérification se fera tous les deux ans ou au début du mandat, lors de changement d’administrateur.
10. En tout temps, les activités organisées par et/ou pour le Comité ainsi que les publications seront de bon goût et respecteront la présente politique.
11. Les administrateurs ou leur substitut s’il y a lieu, s’engagent à se tenir régulièrement informés des lois et règlements, de même que de toute étude d’importance concernant le développement, la manière de conduire et les pratiques touchant ou pouvant toucher une orientation ou un enjeu qui pourrait avoir des répercussions à court, moyen et long termes pour l’organisation.
Le présent code de déontologie, sous la responsabilité du Conseil d’administration, s’applique aux administrateurs ou leur substitut à la direction, aux employés et à toutes les personnes œuvrant officiellement pour le Comité.